3PL vs. eigenes Lager: Break-Even-Rechnung für 2026

Zusammenfassung

• 3PL-Dienstleister rechnen pro Stellplatz, pro Pick und pro Versandeinheit, das eigene Lager hat Fix- und variable Kostenblöcke
• Der Break-Even liegt branchenüblich zwischen 80.000 und 250.000 Picks pro Jahr, je nach Region und Sortiment
• Drei harte Faktoren entscheiden: Volumenstabilität, Sortimentsspezifika und Wachstumsprognose

Worum die Entscheidung wirklich geht

Der Vergleich zwischen 3PL und Eigenlager ist nicht nur eine Kostenfrage. Es geht um Kontrolle, Personalverantwortung, Investitionsbindung und Reaktionsfähigkeit. Wer wenig Volumen hat oder schnell wächst, profitiert oft vom 3PL. Wer große, stabile Mengen mit spezifischen Anforderungen versendet, fährt mit dem eigenen Lager besser. Dazwischen liegt eine breite Zone, in der die Rechnung knapp und sensibel auf Annahmen reagiert.

Ein Lagerflächenrechner hilft bei der ersten Frage: wie groß wäre das Eigenlager überhaupt? Ohne diese Zahl sind 3PL-Angebote nicht vergleichbar, weil Stellplatz- und Pickraten erst dann in ein Verhältnis zur eigenen Kostenposition gesetzt werden können.

Welche Kostenblöcke wirklich zählen

Eigenlager bringt diese Positionen mit:

• Miete und Nebenkosten: oft 5 bis 12 Euro pro m² monatlich, je nach Region und Ausstattung
• Investition in Regaltechnik: 110 bis 340 Euro pro Stellplatz, abgeschrieben über 8 bis 15 Jahre
• Stapler und MHE: 25.000 bis 90.000 Euro je Gerät, Leasing oft 800 bis 2.500 Euro monatlich
• Personalkosten Lager: Vollkosten pro FTE 42.000 bis 55.000 Euro pro Jahr inklusive Lohnnebenkosten
• IT- und WMS-Kosten: 12.000 bis 80.000 Euro pro Jahr je nach System
• Versicherung und Brandschutz: 1 bis 3 Promille der eingelagerten Warenwerte plus Sachversicherung
• Verpackungsmaterial: 0,15 bis 0,80 Euro pro Versandeinheit

3PL-Anbieter bündeln das in transparente Stückpreise:

• Pro Palettenstellplatz und Monat: 12 bis 22 Euro
• Pro Pick (B2C-Order): 0,90 bis 2,40 Euro je Position
• Pro Versandeinheit (Karton, Polybag): 0,75 bis 2,80 Euro
• Retourenbearbeitung: 1,20 bis 4,50 Euro pro Retoure
• Wareneingangsbearbeitung pro Palette: 8 bis 18 Euro
• Setup und Mandantenanlage: einmalig 4.000 bis 25.000 Euro

Versandkosten zur Endkunden-Lieferung sind in beiden Fällen meist separat zu kalkulieren, oft mit besseren Konditionen beim 3PL durch Volumenbündelung.

Praxisbeispiel 1: Skincare-Versender mit 90.000 Orders pro Jahr

Ein Skincare-Versender startet mit 90.000 Orders pro Jahr und durchschnittlich 1,7 Picks pro Order. Sortiment: 1.100 SKUs, 600 Palettenstellplätze gebraucht.

Variante A: Eigenes Lager 1.500 m²

• Miete: 1.500 m² mal 7,50 Euro mal 12 = 135.000 Euro
• Nebenkosten geschätzt: 28.000 Euro
• Regaltechnik abgeschrieben: 18.000 Euro
• Stapler-Leasing: 26.000 Euro
• 5 FTE Lagerpersonal Vollkosten: 230.000 Euro
• WMS und IT: 22.000 Euro
• Verpackung 90.000 mal 0,55 Euro: 49.500 Euro
• Versicherung und sonstige: 14.000 Euro
• Summe: 522.500 Euro pro Jahr
• Pro Order: 5,81 Euro Lagerkostenanteil

Variante B: 3PL für gleiche Mengen

• Stellplatzgebühr 600 mal 17 Euro mal 12 = 122.400 Euro
• Picks 90.000 mal 1,7 mal 1,40 Euro = 214.200 Euro
• Versand-Handling 90.000 mal 1,80 Euro = 162.000 Euro
• Retouren angenommen 8 Prozent, 7.200 mal 2,80 Euro = 20.160 Euro
• Wareneingang 1.800 Paletten pro Jahr mal 12 Euro = 21.600 Euro
• Setup einmalig anteilig im ersten Jahr: 12.000 Euro
• Summe: 552.360 Euro im ersten Jahr, 540.360 ab Jahr 2
• Pro Order: 6,13 Euro Lagerkostenanteil (Jahr 1)

Bei 90.000 Orders ist die Rechnung knapp zugunsten des Eigenlagers. Allerdings sind die Eigenlager-Annahmen optimistisch: nur 5 FTE bei voller Schichtbesetzung, keine Krankheitspuffer und keine Saisonpeaks berücksichtigt. Realistisch tippt die Rechnung im ersten Schritt auf einen Gleichstand.

Praxisbeispiel 2: B2B-Großhandel mit 1,1 Mio. Picks pro Jahr

Ein Großhandel für Industriebedarf liefert 220.000 Aufträge pro Jahr mit durchschnittlich 5 Picks pro Auftrag. Sortiment: 12.000 SKUs, 3.800 Palettenstellplätze nötig.

Variante A: Eigenes Lager 7.500 m² mit Schmalganghochregal

• Miete: 7.500 m² mal 6,80 Euro mal 12 = 612.000 Euro
• Nebenkosten und Energie: 110.000 Euro
• Investition Hochregal abgeschrieben: 95.000 Euro
• 4 Stapler im Mietmodell: 110.000 Euro pro Jahr
• 18 FTE Vollkosten: 882.000 Euro
• WMS: 48.000 Euro
• Verpackung 220.000 mal 0,42 Euro: 92.400 Euro
• Versicherung und Verwaltung: 38.000 Euro
• Summe: 1.987.400 Euro pro Jahr
• Pro Pick: 1,81 Euro

Variante B: 3PL für gleiche Mengen

• Stellplatzgebühr 3.800 mal 16 Euro mal 12 = 729.600 Euro
• Picks 1.100.000 mal 1,20 Euro = 1.320.000 Euro
• Versand-Handling 220.000 mal 1,40 Euro = 308.000 Euro
• Wareneingang 9.000 Paletten mal 11 Euro = 99.000 Euro
• Retouren 5 Prozent, 11.000 mal 2,20 Euro = 24.200 Euro
• Summe: 2.480.800 Euro pro Jahr
• Pro Pick: 2,26 Euro

Differenz zugunsten Eigenlager: 493.400 Euro pro Jahr oder 25 Prozent. Bei hohen, stabilen Mengen rechnet sich der eigene Betrieb in fast allen Fällen, weil die Volumenrabatte beim 3PL begrenzt sind und die Pick-Marge des Dienstleisters die Eigenkosten überschreitet.

Vergleichstabelle: Wann was passt

Kriterium	Eher 3PL	Eher Eigenlager
Volumen pro Jahr	unter 120.000 Picks	über 250.000 Picks
Volumenstabilität	starke Saisonpeaks	konstant über Jahr
Wachstumsphase	über 30 Prozent jährlich	unter 15 Prozent jährlich
Sortimentskomplexität	Standard-B2C	spezielle Anforderungen
Personalverfügbarkeit	knapp am Standort	gute Verfügbarkeit
Investitionsbudget	keine Mittel für CAPEX	Eigenkapital vorhanden
Vertragsbindung gewünscht	flexibel	langfristig planbar
Versandanbindung wichtig	ja, durch Hub-Lage	ja, am eigenen Standort

Die Tabelle ist eine Heuristik, kein Algorithmus. In der Praxis mischen viele Händler beide Welten: Hauptsortiment im Eigenlager, Saisonware oder Auslandsmärkte beim 3PL.

Break-Even rechnen in fünf Schritten

1. Eigenlager-Vollkosten über 12 Monate berechnen, alle Blöcke wie oben
2. 3PL-Vollkosten über die gleiche Mengenstruktur kalkulieren, Angebote von mindestens 3 Anbietern einholen
3. Sensitivitätsfaktor anwenden: Mengen 20 Prozent unter und über Plan rechnen
4. Migrationskosten einplanen: bei Umstieg auf 3PL Setup, Datenmigration, Personalumbau, Übergangsphase mit Doppelbetrieb. Bei Aufbau des Eigenlagers Bauantrag, Regaltechnik, Schulung, Anlaufphase
5. Cashflow-Profil ermitteln: 3PL hat geringe Anlaufkosten, Eigenlager hohe CAPEX-Ausschläge im Aufbau

Der entscheidende Schritt ist Punkt 3. Wer auf Punktwerte rechnet, übersieht die Hebelwirkung des Stückpreises beim 3PL gegenüber dem Fixkostenblock des Eigenlagers. Bei Volumenrückgang skaliert das 3PL-Modell mit, das Eigenlager nicht.

Service-Level-Vereinbarungen prüfen

Beim 3PL-Vergleich zählt nicht nur der Stückpreis, sondern auch das Service Level Agreement. Wichtige Punkte:

• Picking-Genauigkeit: typisch 99,5 bis 99,9 Prozent garantiert
• Versand-Cut-off-Zeit: Order bis wann muss noch am selben Tag rausgehen
• Wareneingang-Bearbeitungszeit: 24 oder 48 Stunden bis Verfügbarkeit
• Retouren-Durchlaufzeit: 24 bis 72 Stunden bis Wiederbelegung
• Reporting-Frequenz: täglich, wöchentlich, monatlich
• Eskalationswege: wer ist Ansprechpartner bei Problemen

Niedrige Stückpreise mit schwachem SLA können teurer werden als höhere Preise mit klarem Servicegrad. Wer nur auf den Stückpreis schaut, übersieht die Folgekosten für Beschwerden, Rücksendungen und Kundenwechsel.

Im Eigenlager wird das SLA intern vereinbart und meist informell gehalten. Wer auf 3PL umstellt, muss das interne Wissen über Servicegrade explizit machen, was oft erst die echten Anforderungen sichtbar macht.

Migrationsphase und ihre Risiken

Der Wechsel zwischen Eigenlager und 3PL ist ein eigenes Projekt mit erheblichem Risiko. Typische Stolpersteine:

1. Datenmigration: SKU-Stammdaten, Bestandshistorie, Kundenstammdaten müssen sauber übertragen werden
2. Doppelbetrieb: in der Übergangsphase laufen oft beide Lager parallel, was Mehrkosten verursacht
3. Personalumbau: bei Wechsel zu 3PL Personal entlassen oder umsetzen, was sozial und kommunikativ schwierig ist
4. Kundenkommunikation: Lieferadressen und Versandlabels ändern sich, was Tests braucht
5. WMS-Integration: Schnittstellen zwischen eigenem ERP und 3PL-WMS müssen entwickelt werden

Realistisch dauert eine 3PL-Migration 6 bis 12 Monate, ein Wechsel zurück oder zwischen 3PL-Anbietern 4 bis 8 Monate. Diese Phasen sollten als Projektkosten in die Break-Even-Rechnung einfließen.

Hybride Modelle und ihre Tücken

Manche Händler kombinieren beide Welten: A-Sortiment im Eigenlager, B- und C-Artikel beim 3PL. Das mindert die Stellplatzkosten im Hauptlager, erhöht aber den Koordinationsaufwand. Drei Risiken sind häufig:

• Bestandsdatenkonsistenz: zwei WMS-Mandanten, manuelle Abgleiche, Fehlerquellen bei Bestellungen mit Artikeln aus beiden Lagern
• Mehrfache Versandkosten: wenn Order Artikel aus beiden Lagern braucht, geht das Paket entweder zweimal raus oder es muss konsolidiert werden
• Service-Level-Differenzen: Lieferzeit aus dem Eigenlager oft kürzer als aus dem 3PL, was bei Same-Day-Versprechen problematisch wird

Hybride Modelle funktionieren am besten, wenn die Sortimente klar getrennt sind, beispielsweise Hauptsortiment und Auslandsmarkt oder Stamm- und Saisonware.

Fazit

Die Break-Even-Rechnung zwischen 3PL und Eigenlager ist eine Vollkostenfrage, keine Stückpreisfrage. Wer den eigenen Bedarf realistisch im Lagerflächenrechner bestimmt, die FTE-Kosten ehrlich ansetzt und 3PL-Angebote auf gleicher Mengengrundlage einholt, kann den Schnittpunkt seriös ermitteln. Im KMU-Versandhandel liegt er meist zwischen 80.000 und 150.000 Picks pro Jahr. Darunter ist 3PL fast immer günstiger, darüber kippt die Rechnung Richtung Eigenlager. Wer wächst, sollte mit 3PL starten und den Wechsel ins Eigenlager planen, sobald die Stückkosten 60 Prozent über dem kalkulierten Eigenwert liegen.

Quellen

• Bundesvereinigung Logistik BVL, Whitepaper zu 3PL-Auswahl: https://www.bvl.de
• Statistisches Bundesamt zu Lohnnebenkosten in Deutschland: https://www.destatis.de
• Logivest Marktbericht zu Lagerimmobilienpreisen: https://www.logivest.de

Disclaimer

Die Rechenbeispiele beruhen auf typischen Marktwerten 2025 und stellen keine konkrete Empfehlung dar. Vor einer Entscheidung sollten mehrere 3PL-Angebote eingeholt, die eigene Vollkostenrechnung mit dem Controlling abgeglichen und die Vertragsbedingungen sorgfältig geprüft werden.